Gdy występuje pewna okazja do tematycznego, formalnego spotkania sporej ilości ludzi, trzeba sporo pracy, aby całość porządnie zorganizować. Jak problematyczna potrafi być organizacja imprez, mają pojęcie wyłącznie ludzie, jacy już niegdyś to zrobiły. Gdy impreza przeznaczona jest dla bliskich osób, przyjaciół oraz rodziny, wszystkie potknięcia i nieznaczne wpadki mogą być przebaczane, jednakże jeśli chodzi o imprezy dla firm, to wówczas nie ma miejsc na pomyłki i wszystko musi być perfekcyjne.
Nieważne czy ma to być konferencja z partnerami w interesach, czy spotkanie jedynie dla osób z danej firmy, wtedy są już inne wymagania. Dlatego też nieraz w sytuacji, kiedy do organizacji jest jakieś większe, profesjonalne wydarzenie, trudnią się tym już agencje eventowe. Agencji eventowych na krajowym rynku działa coraz więcej, do tego ich oferty są dość obiecujące. Właściwie każdy plan, jaki przekaże im klient może być zrealizowany – a dzięki kompetencjom pracowników agencji może on być w efekcie jeszcze atrakcyjniejszy niż był z początku. Nie ma ograniczeń – gdy ktoś marzy, aby ciekawostką na przyjęciu były zdania pisane na niebie przez samoloty, to jest możliwe, tak samo jak występ grupy tanecznej, bądź szkolenie z różnych umiejętności. To zależne jest od szczególnych wymagań określonej grupy ludzi. Taka agencja najpierw szczegółowo planuje przebieg zamówionego wydarzenia, następnie prowadzi wszystkie działania, żeby każdy punkt wydarzenia był zapewniony.
Znaczenie mają również rzeczy takie jak jedzenie, dostępność sprzętu elektronicznego, albo odpowiednia liczba toalet w pobliżu. Jeśli zabraknie jakiegoś z wspomnianych punktów, bądź będzie on niewłaściwy, wówczas obecni ludzie nie będą mogli doceniać w pełni głównych wydarzeń eventu, bez względu na to jak byłyby one interesujące i intrygujące. Również problemem może okazać się to, że na idealnie dopracowany event zaproszenia wyśle się zbyt późno. Wtedy może okazać się, że nie będzie kto miał z tych atrakcji korzystać. Stąd też urządzanie imprez musi być bardzo dobrze zaplanowane.
